Эффективный способ проведения бизнес-встреч
Эффективные встречи важны для любого бизнеса, независимо от того, какой специфики ваша деятельность. Однако никому не нравится встречаться без общей пользы, так как это трата времени компании и денег. Поэтому, если вы проводите свои встречи лично или через телеконференцию, делайте необходимые шаги заранее, чтобы гарантировать максимальную производительность.
Шаг 1
Составьте список необходимых и дополнительных посетителей. Определите, какие отделы вовлечены в проект и удостоверьтесь, что все присутствуют на мероприятии.
Шаг 2
Проверьте графики всех приглашенных прежде, чем наметить встречу. Много встреч не состоялось, когда руководитель проекта обнаруживает в последнюю минуту, что ключевой человек не может принять участие. Обязательно проверьте, что необходимые люди не в отпуске. Если вы неуверены, может ли ключевой игрок принять участие, согласуйте этот вопрос с его менеджером.
Шаг 3
Рассмотрите часовые пояса, намечая телеконференции. Организуйте встречи, чтобы они устраивали всех участников по времени. Избегайте неудобного времени, особенно если у участников различные графики работ.
Шаг 4
Разошлите подробную повестку с оригинальным приглашением на встречу. Удостоверьтесь, что уведомление ясно заявляет о времени и месте проведения встречи.
Шаг 5
Дайте каждому посетителю ряд деловых вопросов заранее, чтобы было понимание темы на встрече.
Шаг 6
Произведите раздаточные материалы для всех. Они должны включать копию повестки дня и связанные документы.
Шаг 7
Начните встречу вовремя. Не останавливайтесь, если кто-то не успел прийти. Позвоните опаздывающему, предупредите его о начале мероприятия.
Шаг 8
Поручите кому-то делать заметки. Вы не должны обязательно занять формальные минуты встречи, но вам нужен четкий отчет того, что было сказано. Отправьте эти сообщения участникам как можно скорее после встречи и назначьте любые последующие задачи.